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医院档案信息资源的开发和利用

来源:中华现代医院管理杂志 作者:张玉萍作者单位:(淮南市第一人民医院信息科,安徽淮 2013-2-27

摘要: 【摘要】 医院档案是反映医院医疗、科研、预防、教学和党政管理工作基本面貌的历史纪录,是科学管理医院的重要基础,是医院全部发展的重要文献,是真实记载医院全部活动的原始记录。 【关键词】 医院档案。开发。利用 随着医疗卫生事业的蓬勃发展,以及在人力、物力等方面的不断投入,档案工作得到了快......


【摘要】  医院档案是反映医院医疗、科研、预防、教学和党政管理工作基本面貌的历史纪录,是科学管理医院的重要基础,是医院全部发展的重要文献,是真实记载医院全部活动的原始记录。

【关键词】  医院档案;信息资源;开发;利用

  随着医疗卫生事业的蓬勃发展,以及在人力、物力等方面的不断投入,档案工作得到了快速的发展,形成了文书档案、科技档案、财会档案、基建档案、设备档案、声像等门类档案,充分发挥了医院信息资料库的作用,为医院档案开发利用积累了丰富的资源。

  1档案的收集

  要全面收集工作是档案工作的起点,是档案管理的第一环节。医院档案材料形成于医疗、科研、预防、教学、党政管理以及各项活动的过程中。在这些活动过程中形成了丰富的大量文件材料,但这些活动本身都是各部门各科室以及个人分散进行的,因此这些文件材料也就具有分散性、被动性、自然性、人为性、消失性,加之医院档案起步晚,造成了档案管理无专门存放,无专室,无专柜的状况。20世纪70年代末,市档案部门下发《安徽省档案条例》、《事业单位档案工作检查》的通知,为了贯彻落实文件,医院领导高度重视,专门召开档案会议,强调档案工作的重要性及做好档案移交工作。院部又专门下发档案移交范围通知,档案管理人员深入各部门、科室进行收集,通过各部门的大力支持和档案人员的辛苦劳动,系统整理、统一编目、逐一归档,为医院的发展开发利用提供了宝贵的信息资料。工作中,形成了规范、完善的制度体系: (1)收集与平时收集相结合,每年年初由各职能部门向档案部门移交一次。(2)收集范围。凡是医院具有保存价值的文件材料,包括上级来文、会议记录、工作计划、人事任免、合同契约、财会等文件材料及各种活动照片等。在实践中,档案人员在收集材料方面要全面培养职业习惯,要有不怕麻烦不怕辛苦的精神,做到耳聪、眼尖、脑明、嘴勤、手勤、腿勤,只有这样,才能收集到比较齐全的文件材料,才能使我们的资料逐渐丰富起来。(3)规范档案业务建设,编制档案管理,规范实施意见,同时还要对今后馆藏档案的数量有调查有预测,做到心中有数,避免盲目性。要有计划、有目的、有准备的接收馆藏。多年来,医院档案工作始终是按照档案要求规范管理,并对馆藏档案实行了计算机检索和查阅利用。

  2档案的管理要规范

  将零散的档案整理成系统而有联系的案卷这是档案工作的基础,为发挥档案作用创造了有利的条件。医院每年度结束后,要严格按照档案整理工作的程序,准确地科学地分类,坚持按档案标准立卷,系统排列案卷和编制案卷目录。为使档案立卷更科学化、系统化、规范化,结合医院的特点,对文书档案,财会档案,科研档案,设备档案等进行了分门别类的整理和上架,档案摆放井然有序。严格保密制度,档案管理制度,使医院的档案工作真正走上正规轨道。

  3开发与利用的途径

  档案的价值是客观存在的,因为它真实地反映和记载了医院历史上各个阶段的经历。如医院编写“医院大事记”、每月编印“淮河医苑报”、每年的“论文汇集”等都是珍贵资料。每年度结束,要收集整理,装订成册,妥善保管,并通过这些资料,写出医院简介,扩大医院的影响,提高医院的知名度,为医院扩大病员起到了一定作用,直接创造了社会效益和经济效益。此类资料还可以为省、市卫生局部门编写“卫生志”、“地方志”、“院志”提供参考价值。另一方面,医院的各项工作事业的发展更需要档案:(1)为院领导作出科学决策提供依据,在医疗深化改革中,医院管理人员利用各种会议记录、工作计划、规划、总结、报告等材料,从中找出可供参考的资料,制订更加充实、完善、切实可行的各项管理措施和改革方案。如:工资、人事制度、定编设岗、实行全员聘任制、目标责任制、岗位责任制、待业等,使医院各项工作逐步走向正规化、制度化,医院各项工作有章可循,有据可查。(2)2003年“非典”肆虐全国,医院全体医护人员在各级党组织的领导下,日夜奋战在抗“非典”第一线抢救病人,并收集了大量的疫情及防治疾病情况统计,每天及时网报非典病人收治信息情况报送上级卫生部门供参考,同时也真实的记录了医院全体医护人员抗非典的一幕幕场景,并拍制光盘及做好防治非典经验材料都已归档保存,为医院后来者留下了宝贵的精神财富。(3)2007年为改善病人住院条件,院领导经过多次考察、论证,查阅档案资料,决定扩建一栋20层外科病房大楼。在大楼新建过程中利用了大量基建档案资料,解决了大楼施工问题,同时也加快了大楼建设, 2010年9月份病房正式投入了使用,改善了病人住院环境。目前,社会各界人士看到了现代化新外科大楼,仍投以羡慕的眼光。(4)开展《档案法》活动。档案人员走访了很多老同志家,收集了建院初期至改革开放等不同历史时期的老照片、老图片,用大量真实历史照片档案编辑制作展览,见证了医院发展历史(并制作了光盘),该展览真实地反映了不同时期发生的历史事件、文化、文物、医疗、科研、教学和办院理念,生动再现了医院的悠久历史,进一步增强了广大职工的爱院责任和荣誉感。(5)开发档案信息资源,为职工职称考核、评先提供了有利的参考资料。医院对职工的考核评价材料是按照年度进行归档的,为了使每年的评选工作能够历史、全面、综合的开展,进行了汇总统计资料,为利用工作提供了方便,同时也体现了对职工公平、公正的评价。(6)利用档案资源为医院各项申报工作提供了可靠依据。如:医院申报“三级甲等”医院、特色病区、科研项目等等,提供了文字材料、照片等大量的可靠资料,发挥了档案不可代替的作用。

  4今后工作的新思维

  首先,医院档案要更新服务观念,转变服务意识,切实提高服务质量,要用新的理念、新的思想、新的方法去努力拓宽档案利用的途径,要破除过去的视档案为党委只管不用,或者重管轻用的服务观,树立“上门服务”、“为档案找用户”的主动服务意识,其次,在继续搞好档案信息资源开发利用工作为医疗卫生服务 的同时,切实关注广大职工的需要,使档案信息更多地为医、护人员所利用。第三、要改变单纯依靠档案部门进行档案信息开发的作用,走联合开发之路,切实增加参与意识,扩大档案部门的接触面,根据医院工作需要,结合档案部门实际,有重点的开发档案信息资源。第四、充分利用档案部门信息开发的优势,扩大档案部门在医院中的影响。第五、广泛开展档案资源征集工作,收集散存在各部门、个人手中的历史档案资料,实现档案信息资料共享。第六、努力提高档案工作服务水平,抓紧进行档案信息化建设,在各部门建立起网络传输平台,储存管理平台等多种软硬件,为各部门提供利用服务。综上所述,档案工作在服务中取得了一定成绩,积累了点滴的宝贵经验,但我们还要进一步清醒的认识到这是一项长期的艰巨的工作,我们现在所做的仅仅是个开始,需要我们在今后的实践中不断完善、不断创新、不断总结,有针对性的开发利用好医疗卫生档案资源,不断地进行信息收集、整理、整合,进一步提高档案利用效果,继续推进档案工作信息化建设,加快建立档案信息网络平台,更好地提供档案保管开发、利用最大效益,做到医疗建设发展到哪里,档案工作就跟进到哪里,不断地满足医疗服务和各项管理工作的需要,为领导提供信息,当好参谋,献计献策,以强烈的责任感和高度的事业心做好档案信息开发利用。


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