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内部控制的构成要素与医院内部管理

来源:《中华现代医院管理杂志》 作者: 2009-8-24
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摘要: 理解好内部控制的构成要素和做好医院内部管理是做好工作的关键。 【关键词】 内部控制。构成要素。医院内部审计如何跟上时代的步伐,我们认为理解内部控制的构成要素,做好医院内部管理是做好工作的关键所在。...


【摘要】  学习实践科学发展观,不断创新审计思路,切实发挥审计“免疫系统”功能。理解好内部控制的构成要素和做好医院内部管理是做好工作的关键。

【关键词】  内部控制;构成要素;管理

  Constituent elements of internal control and internal management of hospital

    Rongfen Luo,Hong’an Gu,Genfu Wu

    Abstract  To learn the practice of the scientific concept of development,to innovative thinking audit effectively,and to exert audit“immune system”function.To well understand the constituent elements of internal control and strengthen the internal management of hospital,which is very important.

    Key words  internal control;constituent elements;management

    Xuhui District Central Hospital of Shanghai,Shanghai 200031,China

    Correspondence to:Rongfen Luo,Email:luorf1109@126.com   

学习实践科学发展观,以维护国家安全、促进经济发展为己任,认真履行审计职责,不断创新审计思路,切实发挥审计“免疫系统”功能。2009年审计工作贯穿“一条主线”,抓住“三个重点”,完成“六项任务”。以此提出的五个创新比较引人眼球,即创新审计理念、创新审计机制、创新审计方式、创新审计干部队伍及管理模式。医院内部审计如何跟上时代的步伐,我们认为理解内部控制的构成要素,做好医院内部管理是做好工作的关键所在。首先我们引用COSO委员会在《内部控制——整体框架》来诠释内部控制系统的构成要素,包括:控制环境、风险评估、控制活动、信息系统和沟通、对控制的监督五个要素[1]。而内部控制又是为达成某些特定目标而设计的过程。该定义反映的基本观念是:内部控制是一种过程,讲求的不是结果本身;内部控制是一种受人影响的过程,是由人执行,并非仅是政策手册和表格,而是来自组织内每个阶层的人;内部控制只能为单位的领导层与管理层提供合作保证,而非绝对保证;不同类别的内部控制相互配合,以一种、多种或重叠性的类别达成多项管理目标。

    1  医院控制环境的管理医院的控制环境决定了该组织的气氛,影响组织中人们的内部控制意识,控制环境是内部控制其他要素的基础,决定着内部控制的规则与结构。我们总结主要有以下几点。

    1.1  正直品行与价值观  正直品行与价值观是控制环境的基本因素,影响着其他因素的设计、实施和监督。其主要包括消除或减少诱发医院职工从事不诚实、不合法或不道德行为动机的管理活动,通过政策和行为条例以及树立典型等方式向职工们传达医院道德价值和行为准则。如:医疗收入遵循《医疗机构收费标准》要求;药品收入执行国家发改委规定差价率收费;其他收费按照相关条例等取得收入。2009年医院总体目标解决“三高三低”现象,提出聚精会神搞工作,一心一意谋发展口的号。

    1.2  人员胜任能力  人员胜任能力是指一个人完成某一特定工作时应做到任人唯贤。医疗服务和商品之间的一般差异存在着:软硬商品性质的不同;服务生产过程中有患者的投入与参与;服务不能存货而且没有库存;质量控制问题较为困难及专业;顾客评价非常困难;时间也是服务要素的重要性。区分医疗服务与商品的不同,医院是个特殊的服务行业,医院对人员胜任能力要求高。如:医生不仅仅是“看病”,而且必要时还要进行心灵“疏导”,甚至医保要求医生要学会“算账”(次均费用、床日费用)等。

    1.3  管理哲学和经营风格  这一因素包括管理层的全部控制意识:以特定的医疗服务来进行医院的营销;具有服务竞争力医院的品牌营销;以某类服务对象作为营销的重点;通过医院服务和其他服务组合进行营销;通过医院的附加服务来营销;通过创造医疗需求差异进行营销;通过医院服务文化进行营销。具体包括管理层和监督经营风险的方法、管理层对财务报告所采取的态度和行动、管理层对信息过程的管理及其他控制活动的态度等。如:二级甲等医院一般定位在专科专病、常见病、多发病方面对患者的服务。

    1.4  院长与审计部门  一个医院的控制意识往往深受医院主要领导战略决策的影响,审计人员的独立性或监督职能的强或弱,其人员的经验和才干、其参与和研究各种经营活动的程度、其行为的恰当性、其帮助管理层解决有争议问题的水平和外部及内部审计沟通等。院长如何发挥好审计科的“免疫系统”功能值得探讨。

    1.5  组织结构  医院服务系统的构成包括:有形建筑、技术设备、专业人才、专业技术、战略计划、成本核算、管理模式、流程控制服务内容、细节量化、理念想法、领导方式、资源提供、和谐一致、医院文化、人文氛围诸多此类。设置合理的组织结构,有助于建立良好的内部控制环境。一般而言,一个医院的组织结构包括:确定组织单位的形式和性质,包括确认相关的管理职能和报告关系;为每个组织科室内部划分责任权限制订方法。

    1.6  权责划分  如果管理层明确地建立了授权和分配责任的方法,就极大地增强了组织的控制意识。包括:实施医疗业务活动所应承担的权利和义务的规定方法,向上级组织的报告关系,与医疗业务活动有关的政策安排,对关键人员所需知识、经验的要求和对开展活动所需资源的调配。另外,还包括让所有医院职工都能理解医院目标,知晓个人行为与医院目标的关系,以及明确自己的行为被评价的政策及其传达方式。

    1.7  人力资源管理  人力资源管理包括人员的使用、培训、待遇确定、业绩考评及晋升等。有效的人力资源管理能确保执行医院政策和程序的人员具有胜任能力和正直的品行,有助于形成高效的内部控制环境。

    2  医院风险评估的管理风险

  评估是指提供符合公认会计原则的财务报告有关的风险的确认、分析和管理。风险评估过程必须判明医院完成既定的目标存在的外部风险,分析各种风险的类型和程度,为风险管理提供依据。医院管理层应制订计划、程序或行动来避免具体风险,或者出于成本或其他因素的考虑接受这一风险。引起风险的环境因素主要包括。

    2.1  医改方案的变化  医改政策导向的变化会影响医院的竞争力,带来各种不同的业务风险。如:近期提出的基本药品零差率。

    2.2  新员工的引入  新员工的引入,意味着新的思维方式的引入,他们对内部控制可能会有不同的关注层面的理解,这会给原有已经比较稳定的医院文化氛围带来一定程度的冲击,给内部控制工作的协调带来风险。

    2.3  新技术的引进  将新技术运用于医疗活动过程会改变内部控制的风险。例如:国家级课题、市级课题、区级课题、院级课题开展新技术、新项目等。

    2.4  信息系统的更新  信息系统的巨大、快速变化会改变内部控制的构成,给信息传递和处理带来新的风险。

    2.5  医院的发展  医院的发展将使各部门的人员和业务量极大地增加,这就需要更多的管理控制方法和措施,而内部管理措施形成速度在很多时候具有滞后性,即跟不上业务扩张的速度。这时,医院的快速发展将造成管理混乱与失控,从而增大医院的风险。

    2.6  会计政策的变更  采用新的会计政策会涉及以往各期的财务报表的追溯调整。如:会计科目变更、会计政策的调整等。

    3  医院控制活动的管理控制活动是指确保管理层指令得以实施的政策和程序。一般来讲与审计活动相关的控制活动具体相关。

    3.1  职务分离  职务分离控制的目的在于预防和及时发现有关人员在履行其职责时所发生的错误或舞弊行为。如:库存现金和银行存款的出纳与负责总账登记的会计就属于不相容职务。又如:总务科的固定资产卡片管理人员和固定资产账务登记人员属于不相容职务。医院对不相容职务,应该严格加以控制和分离,使每一个人的工作能自动地检查另一个人或更多人的工作。当然,不相容职务分离的控制方式需要职务分离后的各个职工各守其责,如果职工之间串通勾结,不相容职务分离的控制作用则不复存在。医院的业务经济活动一般可划分为授权、主办、核对、执行、记录和复核六个步骤,这些步骤应分别由不同的职工或部门去实施。因此,不相容职务的分离一般考虑以下几个方面:业务的批准与执行相分离;业务的执行与记录相分离;各种会计责任之间相分离;资产的保管与会计相分离;资产的保管与账实核对相分离;计算机信息系统部门内部以及信息部门与使用部门之间的职责分离。

    3.2  实物控制  实物控制是指通过有关资产和记录实施特定保护措施以保证其安全和完整的一种控制方式,具体可分为接触控制和盘点控制。

    3.2.1  重要的资产和文件记录控制  接触控制对重要的有关资产和文件记录,明确其可以接触和接近的人员以及接触和接近人员的职责范围,限制其他人员接触或接近以保证资产和记录的安全完整。在实际业务中,对于医院的资产和记录,哪些职工可以接触而哪些不能,应根据医院的制度、流程以及职工素质、资产记录的具体特点而定。一般而言,对库存现金、存货(药品、卫生材料)、会计记录等重要资产和记录应实施重点的接触控制。例如,库存现金的保管和接触应仅限于某些指定的出纳人员,对特定的库存应由专职的保管员来实施控制和保护。另外,还应该采取其他有关接触控制措施以保证资产和记录的安全完整。例如,将有重要资产和记录存放安全地点,以及使用防火、防盗等报警设施以防被盗或遭到损坏等。

    3.2.2  定期实施盘点  盘点控制通常是对医院的资产实施定期盘点清查,并将盘点结果与会计进行比较以确定账实是否相符的一种控制方式。医院应根据自身特点建立资产盘点制度,主要是定期实施盘点。医院针对不同的资产确定不同的盘点时间间隔。通常,重要的、增减过程中容易发生错弊的资产,其盘点间隔应短些;反之,可以长些。盘点人员组成。盘点人员通常由资产保管人员、记录人员、内部审计人员、单位有关负责人共同组成,以确保盘点结果的客观准确。完备盘点手续。盘点前应做好各项准备工作,包括盘点表、盘点器具的准备,盘点具体时间的安排以及过程中人员的分工等。盘点结果处理。首先通过盘点确保其结果的准确性;然后对盘点所查明的问题作及时地报告,进行批准后调整处理。

    3.3  信息处理控制  在医院信息传递过程中,管理人员会采取一系列的控制活动来保证信息的准确性、完整性和安全性。信息处理控制可分为两个层次:一是文件管理控制,医院一般由信息科负责;另一个是会计记录控制,一般由财务科负责。

    3.3.1  文件管理控制  文件管理控制是以书面文件形式明确医院各部门和人员任务、职责和医院制度流程,如通过制作组织图、岗位工作说明、制度和流程手册、系统流程图等来制约和协调医院内部各部门和岗位之间、某项业务各步骤之间的一种控制方式。

    3.3.2  会计记录控制  会计记录控制是在反映经济业务过程中,通过预先编号、签名盖章、复式记账、控制账户等控制措施的运用,以确保交易信息真实、完整的一种控制方式。具体为预先编号。不论何种会计记录都应按照特定规律对其进行连续编号,以保证经济业务发生时间的正确性和内容的完整性。其中,凭证编号有着更为重要的控制作用,它可以避免经济业务的会计反映发生遗漏或重复。签名盖章。很多会计记录都需要单位和个人进行签章,如会计原始报销凭证(发票报销)需要领款人、核准人、单位负责人进行签章,再如财务报表需要编表人会计主管和单位负责人签字,还有加盖单位公章。履行签章手续,有助于明确单位和人员的责任,保证业务发生的真实性和正确性。复式记账:通过复式记账,有助于会计记录系统、完整地反映经济业务的发生过程和结果,从而保证所提供的会计信息的正确性和真实性。控制账户:控制账户是对明细账户记录的正确性具有控制和统驭作用的总账账户。通过保持控制账户与明细账户在内容上的一致性,有助于保证会计记录的正确性。

    3.4  业绩独立检查  业绩独立检查是由有关部门中独立人员验证与复核另一人或部门执行工作正确性的一种控制活动或方式。业绩独立检查活动包括复算各会计记录计算的正确性,核对各相关会计资料记录上的一致性,定期将实际业务活动与预算、计划或前期业务活动进行比较,计算各种财务比率等。通过独立检查,可以及时发现但尚未造成影响或损失的错误或舞弊,还可以揭示医院内部控制存在的不足或缺陷。

    4  医院信息系统和沟通的管理一个健全的医院内部控制系统必须拥有一套完善的有关信息传递、沟通与反馈的信息系统。信息是组织的命脉,不只因为信息能够在结构、技术、创新等方面辅助决策制订,还因为信息是组织连接医生和患者的“纽带”。沟通则是要让每个职工对于其在内部控制及财务报告中的作用与责任有充分的了解,它包括个人对于其行为对他人造成的影响的认识以及各部门之间业务活动的相互协调。

    5  医院对控制的监督管理内部审计是控制环境中的一个特殊因素,因为它既是医院内部控制不可缺少的重要因素,又监督着医院内部控制的运行,是对内部控制的再控制。为了充分发挥内部审计对内部控制系统的监督与评价作用,必须建立健全内部审计机构。赋予我们能够独立行使对内部控制系统建立与运行过程及结果进行监督的权力;具备监督与评价内部控制系统相适应的权威性;对在监督与评价过程中遇到的有关问题或情况有一定的处置权;与医院中其他职能部门在监督与评价内部控制系统方面是协调一致、相互配合、相互促进的;在效率上应能够满足医院所提出的相关要求;与外部审计机构在监督与评价内部控制系统方面相互协调一致。事前预算管理、事中会计核算、事后决算监督。分析掌握内部控制的构成要素与做好医院内部管理。医院内部审计是医院职能管理的一个部门。经过实践探索,对于审计的规律、本质和功能,我们逐步认识到,人们最初的认识定位在查错纠弊,后来发展到国有资产的守护神,进而认识到现代国家审计是民主法治的产物和推进民主法治的手段,是维护国家经济安全的重要工具,是保障国家经济社会健康运行的“免疫系统”。这是人们在不同历史发展阶段,从不同角度认识审计而作出的概括和总结,也是审计的本质和规律在不同历史阶段的外在反映。当前,我们国家经济社会发展正处于经济结构调整期、资源环境改变期、社会矛盾凸显期和各项改革攻坚期,影响发展的体制机制障碍依然存在,改革攻坚面临深层次矛盾和问题。这些都对审计工作提出了新的更高的要求,审计法规定审计要“维护国家财政经济秩序,提高财政资金使用效益,促进廉政建设,保障国民经济和社会健康发展”。医院的内部审计要履行好内审的职责,就必须“牢固树立科学审计理念,充分发挥‘免疫系统’功能”。这是一种理念,而不是一句简单的口号,不能把它作为套话,写在纸上、说在嘴上,而是要真正用于指导审计实践,真正落实在审计行为上。

【参考文献】
  1 韩晓梅.审计学.北京:清华大学出版社,2008:59-65.


作者单位:上海市徐汇区中心医院,上海 200031


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