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完善医院内部控制 防范会计内部风险

来源:《中华现代医院管理杂志》 作者: 2009-8-24
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摘要: 【摘要】 介绍医院在财务现金管理方式上采取的一些措施、方法。通过加强内部会计控制力度,形成完善的内部牵制和监督制约机制,保证医院实现经营目标,提高会计信息质量,保护国家财产物资的安全与完整。内部控制。完善措施 近年来,医疗机构财务管理在实际工作中仍存在诸多问题,其突出表现在:因内部管理制度松......


【摘要】  介绍医院在财务现金管理方式上采取的一些措施、方法。通过加强内部会计控制力度,形成完善的内部牵制和监督制约机制,保证医院实现经营目标,提高会计信息质量,保护国家财产物资的安全与完整。

【关键词】  财务管理;内部控制;完善措施

近年来,医疗机构财务管理在实际工作中仍存在诸多问题,其突出表现在:因内部管理制度松弛导致内部会计控制工作薄弱,医院资产、负债和盈亏不实,会计信息失真;部分医院私设小金库,医院财务管理漏洞较多,经济犯罪时有发生。通过加强内部财务控制,建立经济活动关键岗位、关键环节相互监督、相互制约机制,有利于从源头上预防贪污腐败行为;有利于医疗机构建立健全财务管理制度、规范经济管理活动、提高财务管理水平。

    1  提高认识,增强内控意识

  内部会计控制制度是医院现代化管理的重要组成部分,是为保证医院实现经营目标、提高会计信息质量、保护国家财产物资的安全与完整、确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序规范的总称[1]。内部控制制度的任务就是使单位一切经济活动要严格遵照预定的管理目标进行,以保证各项制度的不断完善及效益的提高。收费处、住院处工作人员每天工作在业务活动的第一线。要保证业务活动的正常进行,发挥会计、出纳的职能,真正的收好、管好资金,就必须不断地完善会计内控机制,防范化解会计风险。要经常组织大家学习《医疗机构财务会计内部控制规定》、《医院财务制度》和《会计人员职业道德规范》等文件资料,认识到加强内控是保证医院资金安全完整的重要手段,同时,也是杜绝个人不犯错误的有效措施;通过内控可以严格执行会计业务和操作规程,可以保证医院财产安全完整,保证会计资料真实、准确,提高财务管理水平。

    2  规范行为,加强内控制

  定科学合理的规章制度是做好内控工作的前提[2]。为了对会计、出纳等业务活动的程序做出合理的规定,防范错误和舞弊行为,提高会计、出纳信息质量的真实性和可靠性,为了给领导决策提供科学、可靠的信息及保证医院资金的安全完整,就要建立健全内部会计控制制度。制约性是财务管理工作的一条重要原则。因此,健全和加强财务工作的制约制度是非常重要的。另外,从科室人员现状来看,也必须加强内部制度建设。我科共有工作人员36人,其中,有会计师职称的4人,助理会计师11人,以工代干人员14人,其余均为合同制人员。如不严格执行规章制度和操作规程,极易出现贪污、跑、漏方及人情方等损公肥私、弄虚作假的不良行为。因此,必须加强内部制度建设,规范职工的工作行为,增强职工的法律意识。为此,我们还制定了完善会计、出纳工作规程,出院结算会计、医保结算会计、医保录入员、住院处、收费处接、送款员的岗位责任制、出纳岗位责任制、岗位轮换制、内部稽核制度和会计档案管理制度、票据管理制度和公章使用及管理制度等。这些制度覆盖了科室工作的每个环节,具有相互制约的功能,基本上形成了相对独立和完整、科学的控制系统。在制度中还明确了责任追究办法,促使每个人都要依照内部控制的程序,按照各自的岗位责任,规范有序地履行自己的职责。同时,我们还进行了职业道德、思想操守等教育和考核,以保证会计人员政治上过硬,业务上合格。总之,要让大家在工作中“有章可循”,每个人、每个岗位都应受到强有力的制度约束。

    3  突出内控重点,增强安全意识

  收费处、住院处每天的现金流量在15余万元。因此,内控的重点应是现金的收管缴和票据管理、计算机犯罪的防范。在现金的收结方面,我们除压缩出纳员库存现金量、加强午休时现金的保管外,重要环节应该是现金交接运送的过程。要尽量缩短现金滞留时间,加速资金入账。我们对科室专门送款的出纳员提出要求,每天必须在医院专车和保卫人员陪同下将各部结账款及时准确地送存银行,与银行人员在清点现金时必须当面点清,核对无误时方可离开。明确要求所有的出纳员增强安全意识,确保现金准确无误。科长每天要认真地阅览分析有关材料,发现问题不过夜,及时解决。保证库存现金账实相符。在票据的管理上,我们制定了管理制度,各种票据专人保管,设有领用登记簿。请领时必须办理登记手续,详细记录请领时间、收据起始号及请领人签字。收回收据时,要按照登记核对编号,记录日期,领取人姓名后签上收回字样。收回存根保管人要及时按照时间顺序及编号保管,若发现有人私改票据,立即报送院领导处理。随着会计电算化的普遍应用,防止计算机犯罪也成为当务之急[2]。收费处、住院处都已实现网络收费。网络收费最大优点在于收费管理过程极大地保证了收据信息全面、及时、准确、完整和一致性,最大限度地减少了人为因素干扰,使收费管理工作更趋科学、优质和高效。但软件设计也存在缺陷,计算机技术的复杂性及计算机犯罪的隐蔽性和危害性,比手工系统的内部会计控制难度更大,不仅要注意软件开发的系统控制,把应用程序设置成不可读或隐藏文件,对数据文件进行加密,及时备份数据文件,还要加强日常维护的控制,严格按操作权限和操作流程办事,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,完善会计人员岗位责任。并使各种制度和规范能科学地运行。

    4  利用信息系统,增强会计资料

  保管意识医院财务系统和医院信息系统(HIS)之间,从会计工作上来看,是你中有我,我中有你的关系。HIS为医院收费、住院子系统提供基础数据[2],系统生成的各种报表作为会计核算的原始凭证,医院财务系统反映HIS运行的结果,可以检测系统运行的正确性。会计核算是一个综合的整体,会计科目间有着紧密的联系,在正常的情况下,两套系统的数据应该是一致的。所以,可以把HIS中的数据作为特殊情况下的对账依据,即作为信息资料保管。会计信息的保管是规范会计计算的必要措施之一。因此,我们必须重视加强会计信息档案的管理与保管。首先要明确哪些数据应该通过内部报表的形式保存或打印,作为会计的原始凭证;哪些数据仅需保存在信息系统内,做好备份工作即可。会计日常主要审核收据使用是否规范,有无串号、漏号现象;交会的记账联、收据联是否和预交金报表的预交款收入数、结算日报表中的预交金冲减数一致,并核对在院患者预交款余额是否与医疗预收款总账余额相符。同时,在每月月末,住院处都要打印在院患者医药费和住院预交款明细清单,交给财务部作为对账的原始凭证。另外,在对账过程中,会计必须有较强的责任意识,对账账、账实不符时应该保持必要的警惕,要认真细致地加以核对及时分析问题产生的原因,确保把问题解决在萌芽状态,从而有效堵塞漏洞,避免出现大的差错和损失。同时,对会计、出纳交回的凭证也要做妥善的保管,专门制定了会计档案管理制度。记账凭证审核无误后应及时装订,按时间顺序统一排列入库。所有的会计档案不准无故外借,必须保证内容齐全,防止丢失。如因工作需要借阅,必须经科主任批准后,办理借阅手续,用后必须立即返还。所有这些档案均有专人保管。综上所述,完善的内部会计控制制度是医院正常运转十分必要和有效的保障体系。只有通过有效的内部会计控制制度建设,形成完善的内部牵制和监督制约机制,才能实现医院向“高效、优质、低耗”的健康方向发展的目标。

【参考文献】
  1 徐元元.医疗机构财务会计内部控制规定.石家庄,2008-12-7.

2 王鸿雁,刘力.加强内部控制 完善资金管理.中国卫生经济,2006;25(12):62-63.


作者单位:邯郸市中医院财务科,河北邯郸 056001


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