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医院物资采购内部控制探讨

来源:《中华现代医院管理杂志》 作者:曲静 2008-12-27
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摘要: 【摘要】 由于市场的客观因素和医院管理的主观原因使医院物资采购的内部控制显得更加重要和迫切,本文通过对医院物资采购内部控制的意义及要素内容的阐述,得出了医院物资采购内部控制不仅要有良好的控制环境,而且要建立完善创新的内部控制制度和加强内部审计,旨在对医院物资管理有所帮助。 【关键词】......


【摘要】   由于市场的客观因素和医院管理的主观原因使医院物资采购的内部控制显得更加重要和迫切,本文通过对医院物资采购内部控制的意义及要素内容的阐述,得出了医院物资采购内部控制不仅要有良好的控制环境,而且要建立完善创新的内部控制制度和加强内部审计,旨在对医院物资管理有所帮助。

【关键词】  医院;物资采购;内部控制

  目前由于种种原因,市场的不规范,假冒伪劣产品可以说是屡见不鲜;在订立合同过程和交易中的投机及欺诈行为也时有发生;市场上的各类商品表现出了较大的差异性,价格的形成因素越来越复杂。所以医院对物资采购过程如不进行有效的控制和监督,势必会造成浪费和效益的下降,并且难以及时发现,更难以补救。所以,为了降本增效、增强竞争力,避免不必要的效益流失,医院就应对物资采购过程进行全方面行之有效的控制。

    1  内部控制制度对医院采购的意义

    1.1  规范采购程序  从一般经济学角度而言,医院采购是一种商业交易活动,因而必须遵循商业交易的所有规范,即“物有所值”和“等价交换”原则。内控制度就建立在不违背商业交易原则的基础上,达到对医院采购的一切活动进行有效的监督和管理,它通过制定采购守则、采购程序、操作规则、招标文件等,投标、开标、评标,为保证医院采购活动规范进行建立了良好的基础[1]。

    1.2  规避采购的“寻租”行为  寻租行为在经济学上是指人类社会中非生产性的追求经济利益的活动,或者说是指那种维护既得的经济利益或是对既得利益进行再分配的非生产性活动。具体而言,寻租主要是通过信息不对称,利用行政法律的手段阻碍生产要素在不同产业之间自由流动、自由竞争的办法来维护或攫取既得利益。

    内部控制制度就是从根本上规范行为、避免失误、降低风险。它可以适用授权批准、不相容岗位分离、会计记录等方法,管理、限制、监督一些关键岗位,抑制各种形式的“寻租”行为产生,使医院采购由“分散的寻租行为”转为透明的公开、公平、公正、诚信的“集中寻租行为”。

    2  物资采购内部控制的要素

    2.1  物资采购内部控制的主体  主体是指由谁来进行内部控制。内部控制是企业内部进行的一种管理活动,这种管理活动是以其一部分人为主体的,但这部分人是谁,具体地说是审计人员?还是企业管理人员或者另外其他人员?这是我们研究内部控制的概念首先应明确的问题。审计人员不是内部控制的主体,主体是医院的管理者。因为医院内部控制的设计和实施都是由管理者来进行的。医院内部控制的好坏,与他们的工作水平高低有着直接关系[2]。

    2.2  物资采购内部控制的客体  客体指的是内部控制作用的对象。具体地说,是指它所要控制的内容。内部控制属于企业管理的范畴,是现代管理的重要内容,因此,内部控制所要控制的内部无疑是在医院的内部,这也可以从内部控制的“内部”两个字的限定看出来。一般认为,内部控制的“内部”有两层含义:一层含义是指在医院内所进行的各种控制;另一层含义是指在各种经营管理业务内所进行的各种控制,医院在一定程度上是一个经营实体,要进行经营活动,就必须对其各种活动进行全面控制,以确保其正确性、合理性、合法性、有效性和经济性。因此,物资采购内部控制的客体就是医院各种经济业务活动。

    2.3  物资采购内部控制的目的  目前,关于物资采购内部控制的目的阐述很多,但大体上可以归纳为以下两个方面:(1)保证物资采购信息的正确可靠;(2)保证管理方针、政策和指令的贯彻执行。这两个方面,目前国内外的看法基本是一致的。

    2.4  物资采购内部控制的手段  手段是各种方法、措施和制度的总称。目的是和手段紧密相连的,为了达到一定的目的,就必须通过一定的途径,采取一定的方法和措施。因此,内部控制的手段就是指那些为了达到上述两个目的而采用的带有控制功能的方法、措施和制度的总和。在医院里,概括地说,内部控制手段主要是指那些制约、检查、调节采购活动的一系列方法、措施和制度。

    3  物资采购内部控制的内容

    内部控制的内容一般包括总体控制和应用控制两个部分。

    3.1  总体控制  总体控制是指对医院内部总体范围的控制。它是对医院各个部分都起作用的控制,它也是应用控制得以充分发挥作用的保证。总体控制主要包括职务分离、监督体系、内部审计。

    3.1.1  职务分离  是指不相容职务分离,从一个单位来讲,不相容职务分离指的是以下几种:(1)业务的批准职务应与业务的执行职务相分离,如批准费用开支的职务应与具体办理费用开支的职务相分离,即不能是自己批准自己去办。(2)业务的执行职务与业务的记录职务相分离,如负责办理采购业务的职务应与业务入账的职务相分离;如果一个人包办批准和保管资产,难以防止舞弊行为的发生。凡涉及款项和财物收付、结算及登记的任何一项物资采购应由两人或两人以上分工办理,以起到相互制约作用的一种工作制度,如医院购入材料由采购人员办理采购报账手续,仓库保管员验收入库,记账人员登记账簿,材料发出须经主管领导审批等[3]。

    3.1.2  监督体系  医院的物资采购部门内部不仅需要职务分离,而且还需要建立一个上下沟通、左右协调、互相牵制的监督体系。一个完善的监督体系将能保证:当医院物资采购内部控制和外部环境发生变化时,能及时调整控制措施;当内部控制薄弱时,能及时查出原因,采取措施;当采购出现错误时,能及时发现,予以纠正,并通过日常的活动对事业的各项经济业务进行监督控制。

    3.1.3  内部审计  内部审计是指由医院专设的审计机构进行的审计活动。它在医院的各种监督控制中处于比较独立的地位,它的任务主要是在医院内部帮助决策者对各项经济业务实行有效的管理控制。在医院的物资采购中起着至关重要的作用,帮助领导对需要采购的东西做出一些实质上的判断,避免不必要的资金浪费。内部审计工作开展,取得的效果及发挥的作用是外部审计和医院其他职能部门所不能代替的。衡量内部审计自身建设好坏的标准多种多样,但归根到底是以是否做到了“两个满意”,即领导满意、群众满意为基本标准。否则,内部审计的形象就会受损,同时也难以引起医院各方面对审计工作的重视[4]。

    3.2  应用控制  应用控制是指在内部控制实际作业过程中实施的控制。主要包括实物的批准控制和风险控制:(1)批准环节的控制。一般来说,有些经济业务的批准可一次完成,如采购人员外出时临时决定购买一些急用的物品,虽然没得到事先批准,事后也会得到予以报账的批准。但对于大多数经济业务来说,不是一次批准就能完成的而是经过两次或两次以上一系列相互联系的批准才能完成。在批准环节的控制中,要对所购货物的金额以及数量有所了解,所购货物重点是用在哪些有用的方面,是对职工福利还是在日常工作的消耗,如果是对职工福利的开支,那么就要通过质量控制部门对该医院的正式员工进行核查,以免在进行福利用品发放的过程造成因事业内部各个科室的误报人数领用时出现多报或虚报的现象,如果是用在医院日常工作的消耗,那么就要在正常的估算中进行合理的分配,做到统筹结合来合理地避免造成资金的浪费。(2)风险控制。重大投资、筹资决策控制是风险控制的重要内容,医院应坚持实行预测-论证-决策-执行过程控制制度,防止盲目投资和决策失误[5]。杜绝“首长一人说了算”的发生,减少和避免风险控制体系失控而带来的损失。但是,物资采购内部控制也有其局限性,主要表现在以下几个方面:(1)串通舞弊会使内部控制失效;(2)有意或无意等各种人为因素也会影响内部控制的正常效能;(3)控制措施和程序本身的局限性也会影响控制的可靠性。

    4  强化医院物资采购内部控制的几点看法

    4.1  建立良好的控制环境  任何医院的控制活动都存在于一定的控制环境之中,控制环境的好坏,直接影响到企业内部控制的遵循和执行,以及企业经营目标、整体战略目标的实现。加强和完善企业内部控制,应注意医院内部控制环境的建设,包括经营管理的理念、方式和风格,组织机构,授权和分配责任的方法,管理控制方法,人力资源管理政策和实务,外部环境的影响等。只有建立良好的内部控制环境,才能保证制度的真正落实,才能真正达到内部控制的目的[6]。

    4.2  加强医院各方面的内部牵制制度  内部牵制是指对具体业务进行分工时,不能由一个部门或一个人完成一项业务的全过程,而必须由其他部门或人员参与,并且与之衔接的部门能自动地对前面已完成工作进行正确性检查。它由适当授权、不相容工作的责任分工、凭证和记录、接近控制、独立检查等环节组成。这种制约包括上、下级之间的互相制约、相关部门之间的相互制约。

    在内部牵制中,必须采取工作轮换制,这样才能更好地达到牵制的效果。工作轮换制是指根据不同岗位在管理系统中的重要程度,明确规定并严格控制每一员工在某一岗位的履职时间。对关键岗位应频繁轮换,次要的岗位可少一些。从轮换中暴露出存在的问题,揭示出制度的缺陷、管理的缺陷。

    4.3  加强医院内部审计  切实加强医院对内部控制的认识,切实加强考核、监督、制约机制,发挥企业内部审计的作用,将内部审计人员从会计、财务人员中分离出来,直接对医院的高层负责,这样才能真正发挥内审人员的作用,监督和保护企业的资产、财产安全,监督企业朝着合理、合法的良性方面发展[7]。

    4.4  关注新形势,不断创新内部控制制度  新经济条件下,企业内部控制将发生明显变化,内部控制需要不断进行创新,内部控制应当结合国情和企业实际等,需要认真研究。可以建立新型的分配控制制度,大胆改革创新。更加科学化、民主化、制度化,这样才能更加有利于新经济的运行,更加有利于全部资源的优化配置[8]。

    俗话说:千里之堤,溃于蚁穴。完善的内部控制体系,不仅仅是事后的亡羊补牢,更应当是在事先就建立的防范机制。宏观调控要靠微观来落实,微观管理需要宏观调控作指导。内部控制是社会经济发展到一定阶段的产物,是医院加强管理的重要手段,是推动医院创新、防范舞弊,减少损失的有效途径,对加强医院的管理、提高资本的再生能力具有十分重要的意义。

【参考文献】
     1 杨去滨,邹俐爱.现代医院建立医疗成本报告体系的思考.中华医院管理杂志,2006;22:43-45.

2 张晓玉.论构建我国医院管理会计学科体系.中华医院管理杂志,2006;22:88-90.

3 李增笑,张慧英.医院财务管理目标定位之我见.中华医院管理杂志,2006;22:96-97.

4 王建平,何伟.提高后勤职工素质适应医院发展需要.中华医院管理杂志,2006;22:544-545.

5 杨大锁,潘淮宁,唐维新.运用国际标准建立和完善医院质量管理体系.中华医院管理杂志,2006;22:629-632.

6 巴志强,李成.加强医院内部控制制度建设的思路与措施.中华医院管理杂志,2006;23:668-670.

7 郑小荣,时现.试论内部控制规范体系:制度、标准与法规.财务与会计综合版,2007;10:20-22.

8 林钟高,郑军.基于契约视角的企业内部控制研究.会计研究,2007;10:53-61.


作者单位:山西省肿瘤医院,山西太原 030013


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