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加强医院内部会计控制,规范药品管理流程

来源:中华现代医院管理杂志 作者:邓然 2007-4-26
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摘要: 加强医院内部会计控制,规范药品管理流程 (pdf) 摘要: 医院要适应当前市场经济发展的要求,必须建立健全内部会计控制制度,药品是医院重要的流动资产,通过合理设置不相容岗位,明确授权审批控制程序等内部会计控制制度,规范药品的核算管理流程,提高医院经营管理水平。 关键词: 医院内部会计控制。药品核算管理 财政......


    加强医院内部会计控制,规范药品管理流程 (pdf) 

    摘要: 医院要适应当前市场经济发展的要求,必须建立健全内部会计控制制度,药品是医院重要的流动资产,通过合理设置不相容岗位,明确授权审批控制程序等内部会计控制制度,规范药品的核算管理流程,提高医院经营管理水平。

    关键词: 医院内部会计控制;药品核算管理

    财政部颁发了《内部会计控制规范(试行)》等一系列关于内部会计控制规范的文件[1],要求单位加强内部会计及相关业务的控制形成完善的内部牵制和监督制约机制,保证财产安全,防止舞弊行为,促进经济活动的健康发展。做好内部会计控制在医院的经营管理中起着举足轻重的作用。一项好的内部会计控制能够降低内部控制的固有风险,通过合理设置不相容岗位,明确授权审批控制程序,建立健全医院的内部控制制度,从而提高医院的经营管理水平。

    内部会计控制与内部管理控制共同组成了医院内部控制的重要内容,内部会计控制的建设从保证医院资产安全完整和会计信息准确可靠着手,用一整套科学的管理手段和独立的核算方法建立以会计为中心,覆盖医院经营管理各个环节的内部会计控制体系,通过基础控制、实物控制和执行控制,规范医院会计行为,保护医院资产的安全、完整。药品是医院重要的流动资产,约占流动资产的40%~50%,药品的储备和周转是医院资金运转的重要组成部分,因此,加强对药品的核算与管理,根据《内部会计控制规范——采购与付款(试行)》规定,对医院药品采购建立严格的授权批准制度,明确审批人对药品采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,严格遵循“不相容职务相互分离控制”的要求,对询价与确定供应商等不相容的职务予以分离;建立采购与验收环节的管理制度,对验收程序做出明确规定,加强采购订单、验收入库证明、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。同时,对药品的出库、消耗、盘存管理也要制定相应的内部控制制度,确保药品管理流程的合理性。通过加强医院内部会计控制制度的建设,有效地规范药品管理核算流程,提高药品占用资金的使用效率,对提高医院的经济效益,促进医院的健康稳定发展具有重要意义。

    1 建章立制,加强药品内部控制

    医院对药品的核算要制定相应的管理制度,严格执行《药品管理法》,遵循“计划采购、定额管理、加速周转、保证供应”的原则,做到“金额管理、数量统计、实耗实销”。根据内部会计控制规范,建立健全药品内部会计控制体系,提高内部控制意识,抓住药品采购、入库、保管、出库、领用、售出等环节,在药库、药房、财务、临床科室之间进行明确的分工,相互制约、相互联系、相互补充、相互监督,确保药品管理业务全过程得到有效控制。同时,通过信息化系统加强管理,设置每个岗位的人员经过授权只能按照所授予的权限进行操作,对每一个功能模块都设置操作权限和密码,防止非法操作和越权操作;另外,要建立操作日志制度,在计算机程序中对所有操作留有记录,并设置软件的修改限制功能,防止不法之徒擅自修改、篡改数据,并且定期备份数据,以确保经济信息和会计信息的及时、准确、可靠与可验证性[2]。

    2 规范药品的管理流程

    对于药品的内部会计控制,首先应该认识到这不仅是医院财务部门的事情,还涉及药剂科、各临床科室等多个部门,对药品的采购、入库、领用、调拨、消耗要按规定程序办理有关手续,正确进行会计核算[3]。

    2.1 采购管理 药品采购严格执行《药品集中招标采购工作制度》和《新药引进工作制度》。药品进入医院前,由医院药事委员会对其品种、质量、临床效果等进行论证认可,报请院长批准后进行招标采购,最终由招标委员会确定供应商和供应渠道,交药剂科制定采购计划。药剂科应合理确定不同药品的采购量、进货点,既要考虑药品的保险储备,防止缺货成本的发生,又要考虑药品的积压,防止储存成本过高。财务科要按药事委员会和招标委员会的决议对药品采购合同、药品采购发票等进行核查。在药品采购的内部会计控制中,对询价与确定供应商、采购与付款等不相容的职务予以分离,提高了药品价格的透明度,降低了药品费用,降低了采购成本。

    2.2 入库管理

    药品入库时,执行《药品验收质量管理制度》,药库保管员应对药品的品种、规格、数量、质量、价格、供应商、厂商、生产批号等与采购计划和发票逐一进行核对,对不符合规定的和临近有效期的药品拒绝验收入库,并及时退换处理。验收合格后,由电脑操作员输入电脑,据以登记药品数量明细账,并每日与药品会计的药品明细账核对。同时,填制药品入库单,由采购员和库房保管员共同签字后连同发票正本交于药剂科主任核准后,由药品会计将核对无误、手续齐备的发票、入库单交财务科,财务科据以登记药品总账。

    2.3 付款控制 医院财务科应严格核对采购合同、发票、入库单等有关凭证,检查其真实性、完整性、合法性,对符合付款条件的采购业务办理付款手续。财务科要按药品供应商设置应付药品款辅助账,每月制定付款计划,报分管院长批准后执行,形成领导和财务双向监督、联合把关的内部会计控制制度。

    2.4 出库管理

    药品的出库执行《药品出库核发制度》,各药房及各科室请领药品,均应填制药品出库单,并通过信息系统进行出库管理,会计核算上采用“先进先出法”。在医院中普遍存在着大输液流失的现象,因此要加强大输液的管理力度,由各临床科室的护士长在出库单上签字,并且在领取后加以看管,登记护士取用情况,避免大输液随便堆放在护士站,随用随取的现象,有效地杜绝了大输液的流失。

    2.5 盘存管理

    药剂科每月对药品进行一次全面的盘点,对盘盈、盘亏的药品要如实填写药品盘盈盘亏表,并对盘盈盘亏的原因做出书面说明,由药剂科主任签字报请院长核准后,财务科据以入账。基于药品的特点,药品的盘点工作量十分大,药品会计要不定期地随机抽查核对药品的库存量,以加强药品盘点工作的准确率。

    2.6 消耗管理

    月末,药品会计根据当月的发药处方以及科室请领的非处方消耗数,统计发放药品的金额,并通过信息系统的月报表和实物盘存结果,编制药品消耗汇总表,据以计算当月的药品消耗成本。

    2.7 其他管理

    如遇药品零售价调整,药品保管员应及时清点调价药品的数量,填写药品调价单,药剂科对购入药品及时进行价格调整,并及时通知物价员进行审核。如果药品损耗,药品保管员也应及时填写药品损耗单。

    3 加强药品的财务核算

    从上述药品管理流程看,医院设置了合理的药品内部会计控制制度,对于药品核算确保记录的真实性、完整性、准确性,使每一会计记录的内容都应有相对应的依据做有力的说明,如药品的采购以发票为依据,进库以入库单为依据,领用以出库单为依据,盈亏以盘点表为依据,损耗以损耗单为依据,消耗成本以消耗表为依据等。月末,药品会计填写药库药房月报表、药品消耗汇总表,据以正确计算当月的药品消耗成本。财务科对各项衡量药品的财务指标进行计算分析,如药品的平均库存、药品的资金周转率、药品盈亏率、药品损耗率等,并可根据需要对各药房的这些指标进行横向纵向的比较,为医院的管理决策提供准确的财务依据。

    4 医院加强内部会计控制,规范药品核算管理的前景

    中国加入WTO以来,医院面临的冲击和挑战越来越多,随着医疗机构改革的不断深化,如何提高医院的经济效益,盘活药品等资产,对医院的经营管理者提出了更高的要求。医院管理层要对内部会计控制制度有深刻的认识和充分的重视,通过内部牵制制度、内部轮岗制度、授权审批制度等,保证岗位的合理设置及其权限的合理划分,真正做到不相容职务相互分离、相互制约、相互监督,加强药品的核算管理,堵塞各种漏洞,提高医院的竞争力,如:规定药品采购员不能连任3年、药品的明细账和总账必须由2名会计人员分别登记、设置每一岗位都有其相应的权限和应负的职责等措施,形成一种积极向上的风气,只有全院上下统一了认识,才能保证内部会计控制制度应用的约束性和严肃性。

    参考文献

    1     财政部.内部会计控制规范——基本规范(试行).财会,2004:41.

    2 李少萍.浅谈医院内部资产的会计控制.现代医院,2006;6(6):119.

    3 刘晓虹,陈艳.医院内部会计控制存在问题及对策.卫生经济研究,2006;6:56.

 (上海市第十人民医院,上海 200072)


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