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加强和完善医院内部控制之浅谈

来源:《中华医学实践杂志》 作者:吴俊伟 王廷群 2008-6-30
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摘要: 【关键词】 医院内部控制 内部控制制度作为规范管理,已愈来愈为会计理论界和实践界所重视。本文针对目前医院内部控制缺乏统一规范的现状,提出建立由医院内部行政控制和财务控制相结合的一系列制约机制、措施和程序。旨在设计与构架较为完善的符合医院管理要求的内部控制制度,有利于医院进行宏观调控与监管,促使医......


【关键词】  医院内部控制


    内部控制制度作为规范管理,已愈来愈为会计理论界和实践界所重视。本文针对目前医院内部控制缺乏统一规范的现状,提出建立由医院内部行政控制和财务控制相结合的一系列制约机制、措施和程序。旨在设计与构架较为完善的符合医院管理要求的内部控制制度,有利于医院进行宏观调控与监管,促使医院加强内部管理。下面分九个方面予以阐述。

  1  医院快速发展的急切需要

    各类医院在社会主义市场经济体制的背景下,遵循社会主义市场经济和卫生事业发展的内在规律,克服计划经济体制下管理制度缺陷,加强医院管理,降低经营成本,盘活存量资产,优化增量资产,开展财务绩效与控制,向管理要效益。建立全方位的内部控制制度,已成为所有医疗机构包括医院规范发展的当务之急,是卫生事业可持续发展的重要保证。

  2  医院内部控制制度评价

    各类医院也相继建立了一系列内部控制制度,并制定了一定考核办法,但尚未有统一的、完整的、规范的、权威性很高的内部控制制度,这种现状与可快速发展的现代医院管理要求不相适应,主要体现在以下几个方面: (1)内部控制理论研究滞后,整体框架尚未形成;(2)医院职能管理部门的管理理念、对内控制度的认识有待强化;(3)医院费用成本核算控制有待建立与完善;(4)财产物资采购控制有待加强、规范;(5)信息系统下内控管理薄弱,电算化数据篡改难以发现,在手工会计系统下数据记录比较直观,包括笔迹也可成为控制手段,采用计算机集中对数据进行处理后,有职业判断的会计人员失去了对数据的控制。数据控制环节发生重大变化,在手工条件下,会计数据必须通过不同会计岗位相互核对、相互制约,以防止误差;同时还可通过账、证、表的相互勾稽关系检查错误,而在电算化系统的环境下,所有的结果都是由最初的数据直接计算,如不适时增加内控制度,将导致严重后果。

  3  内部控制制度建设

    内部控制制度,作为规范管理、提高会计信息质量的重要手段,已越来越为会计理论界和实践界所重视。《会计法》规定各单位必须建立健全内部会计控制制度,财政部颁发的《内部会计控制规范-基本规范(试行)》和《内部会计控制规范-货币资金(试行)》等有关法规和制度都是制订医院内部控制规范的重要法律依据。

    4  组织体系控制[1,2]

    医院内部组织体系控制是指医院为了提高会计信息质量,保护资产安全、完整,确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行而制订和实施的一系列控制制度、方法、程序、措施。

    4.1  建立部门学合理的组织结构  建立健全医院内部会计管理组织结构,包括分管经济的院领导,包含财务部门、质控办、信息部门、器械部门、药剂部门、采购中心及各业务职能部门室等组成。

    4.2  建立岗位分工和岗位责任制度  岗位责任制就是明确每个岗位工作人员的工作范围、职责和权限,实现定岗、定人、定责,使他们各司其职,各负其责,分工协作,互相监督。制订岗位责任制的前提是合理有效的岗位分工,这是实施内部控制制度的基础。岗位分工是根据部门室经济业务流程特点划分若干个具体工作岗位,对敏感岗位实行人员轮换办法,以达到相互制约,预防风险之目的。

    4.3  建立会计系统控制程序  医院要进一步完善《会计法》和《医院会计制度》。建立严密的原始凭证传递程序,明确原始记录填制人、审核人的责任。建立账务处理程序制度,各项会计事务按规定及时办理手续,进行会计核算,各类凭证内容完整,手续齐备,登记会计账簿符合要求,会计报表内容齐全,报送及时,做到账证、账账、账实、账表相符。特别是财务部门、经管部门、信息部门、药剂部门、采购中心实行数据每月稽核制度,完善会计系统控制体制。

    4.4  信息系统控制程序

    4.4.1  岗位组织结构控制  信息系统下的会计人员要有明确的岗位和职责分工,应设置系统数据管理员、系统维护员、操作员和审核记账员、会计档案管理员等岗位,各岗位按不相容岗位加以分离的原则给予授权,各操作员之间权限明确且要相互制约,财务负责人负责制订操作员的权限并用密码加以控制;系统管理人员和程序员不得参与会计核算业务;操作员不得参与系统维护和数据管理工作,出纳人员、档案管理人员不得从事具体会计核算业务。未经授权的人员不得操作系统软件,不得进入、操作相应的功能模块,以达到相互牵制、相互制约、预防或减少错误和舞弊发生的目的。其中较重要的岗位有系统管理和审核岗位。系统管理主要负责系统的硬软件管理工作,从技术上保证系统的正常运行,审核岗位则主要负责监督计算机及电算化系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。

    4.4.2  操作流程控制  财务部门收费员严格按照业务的处理流程进行操作,在会计软件中设计防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序,违反操作规程和操作时间应及时予以提示和制止;建立操作日志制度。计算机程序中应对所有操作留有记录,包括操作时间、操作者、操作内容等。对已记账和已记账业务设置不可修改或逆操作程序。要修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登记来更正。

    4.4.3  会计数据资料输入、输出控制  数据输入控制是指设置适当的操作规程与权限。信息部门管理人员负责收费部门目编码和名称、预算指标和初始化数据的输入;经管部门收费记账人员负责日常会计核算业务,其他人员不得进行数据输入。

    数据输出控制指输出数据正确性控制与输出结果的处理分发控制。经管部门复核人员负责审核登账,以保证数据输出的正确性,任何人不得更改输出的会计资料,并做好输出资料的收集、分发、保管,做好详细记录。

    4.4.4  系统运行环境控制  确保信息部门计算机控制中心设备安全和正常运行,健全排除硬件和软件系统故障的管理措施,保证会计数据的完整性及健全防止计算机病毒的措施。建立各级操作人员权限及操作档案,以明确各级操作人员的职责,并按会计档案的有关要求予以存档备查。

  5  货币资金控制

    医院必须严格执行《内部会计控制规范—货币资金》各项规定,按照不相容岗位分离原则,实行钱账分管,即“管钱不管账,管账不管钱”。经管部门设专人负责核对各收费员实际收费金额与票据金额,确保收费资金安全。

    财务部门应指定专人(除出纳)定期核对银行账户,编制银行存款余额调节表,使银行存款账面余额与银行对账单余额相符。应定期或不定期地进行现金盘点(包括所有经管现金收付业务人员)。发现不符的应查明原因,做出处理。

  6  财产物资安全控制

    医院的财产物资管理实行“定额管理、计划采购、合理储备、归口负责”的原则。医院财产物资管理包括:固定资产管理、低值易耗品管理、卫生材料管理、其他材料管理、药品管理、往来款项管理。

    6.1  财产物资归口管理部门划分  按照归口管理,分级负责的原则,医院的财产物资分别归后勤部门、医疗部门、设备部门、药剂部门、财务部门五个部门负责管理。

    6.2  固定资产管理  严格把握固定资产的购置、 固定资产的验收入库、 固定资产出库、 固定资产转、固定资产的质量管理、 固定资产处置、固定资产清查、 固定资产的账务管理等环节。财务部门每月与管理部门财产账户进行核对,资产管理部门每年与设备使用部门室进行核对一次,要求账账相符,账卡相符。

    6.3  低值易耗品管理  医院对在用低值易耗品按部门室实行“定量配置、以旧换新”管理办法,同时按部门室设置在用低值易耗品配置明细辅助账,正确反映在用低值易耗品部门室配置情况。对低值易耗品原则上实行一次摊销,对一些价值高或领用、报废相对集中的低值易耗品可分期摊销。

    管理部门每年应对使用部门室的低值易耗品组织一次清点,对盘盈盘亏情况应查明原因,报分管院长审批处理。

    6.4  卫生材料(其他材料)管理  对材料的购入必须由仓库保管员验收入库,入库的材料首先查验有关证件是否齐全有效,然后查验质量是否符合要求,数量是否正确。各部门室领用卫生材料,都必须指定专人(由部门主任或护士长)负责领用。每月终由采购中心汇总编制“材料进、销、存月报表”,经管部门根据采购中心仓库提供的月报表数据进行账务处理。资产管理部门应定期对仓库物资进行盘点,对盘盈盘亏情况应查明原因,报分管院长审批后,进行账务调整。

    6.5  药品管理  医院要严格执行《药品管理法》、药品价格政策和职工基本医疗保险制度用药的有关规定,并遵循“计划采购、定额管理、加速周转、保证供应”的管理原则。

    药品采购由药剂部门根据经常消耗量和储备定额提出月份采购计划,经部门室负责人和分管院长审批后由采购中心负责招标采购。医院因治疗需要新增用药目录由医院药事委员会讨论决定。对列入招标采购药品必须严格执行有关规定。

    对购入的药品由仓库保管员验收入库,入库的药品首先查验有关证照是否齐全有效,然后查验质量是否符合要求,数量是否正确。

    对药品的核算必须实行计算机管理。并做到“金额管理、数量统计、实耗实销”;药品价格严格按照物价部门制订价格执行,正确按品种、规格、产地、批次计价划价,做好金额管理工作;对毒、麻、剧、限及稀缺贵重药品的领退、销售、消耗、结存还必须按数量进行统计;要根据实际销售、消耗的药品金额列报支出。

    药库药品应定期进行盘点,其相符率要求达到100%。药房药品也应定期盘点,药房药品报损率(金额):中成药和西药控制在0.2%以下;中药饮片控制在0.5%以下。对盘点结果应查明原因,报分管院长审批后,进行账务处理。

    6.6  往来款项管理  往来账管理要做到核算清晰、清理及时。医院对每笔往来款项必须做到来龙去脉清楚,归类明晰,清理及时;对债权每年应进行函证,并进行账龄分析,防止呆账发生。对已发生的呆账按规定程序办理审批手续,及时核销。

  7  收入与收款控制

    7.1  严格执行制度,正确核算收入  医院的各项收入必须严格执行国家财经法规,依据《医疗服务单位收费许可证》范围收费,正确核算业务收入,做到应收则收,应收不漏。医院的所有收入均应纳入经管部门办理,在医院账户内统一核算。医院各收款部门当日下班前必须将款项缴入银行,于次日上午连同原始收款凭证缴经管部门。其他部门室都不得以任何名义收取现金、支票和私设“小金库”、“公款私存”。

    7.2  加强收费管理,严格执行收费标准  使用国家统一监制的门诊普通票据、门诊医保票据、住院普通票据、住院医保票据收费;严格执行属地物价局制订的医疗收费标准;对医疗服务收费实行明码标价,设置医疗服务收费和药品价格电脑查询系统,对住院病人实行费用一日清单制;门诊收费提供医疗服务项目和药品清单;对医疗服务收费实行收费责任追究制。

    7.3  加强收费票据管理  财务部门应指定专人负责向财务部门统一领取收费票据,并办理验收入库手续。收费人员统一向经管部门票据管理人员领取票据,并在票据发放登记本上签字,票据管理人员必须严格控制发放数量。

    收费人员必须按照领取的票据号码从小到大连续使用,资金收入必须当日上缴财务部门出纳员。经管部门出纳员与票据管理员共同核对每位收费员实际收款金额,是否与票据开具金额相符,确保资金安全。经管部门主任定期抽查,收费员使用后的票据存根与收入报表情况,主要审核票据是否连号使用、票据作废的手续是否齐全、缴款金额是否正确和及时,最后在登记本或在计算机上销号。

  8  支出与成本控制

    8.1  完善支出审批制度  实行分管范围内“一支笔”审批原则,财务部门要严格按批准后的预算和专项资金支出计划执行。预算和计划以外的开支或需临时调整的支出,按审批权限规定由医院领导集体讨论决定或报上级主管部门批准后执行。

    8.2  加强支出凭证的审核  会计人员对原始凭证的合法性和完整性等内容审核外,还要对票据的种类与经济业务是否一致,是否符合开支标准,有关人员签章是否齐全,财产物质是否验收入库等进行审核,凡不符合规定的,应予以纠正;对不合理的支出,应报告医院领导。

    8.3  奖金支出控制  医院发放给职工基本工资、津贴、补贴等消费资金必须在国家规定的范围和开支标准列支。医院应对《医院奖金管理规定》及时调整完善奖金核算制度,规范奖金发放工作秩序。完善调整院级奖金核算领导小组,选派纪检、审计、财务、部门室代表人员进入院级奖金核算领导小组,增加奖金核算的公开透明度,完善和增加医院奖金核算工作的透明度。

    8.4  完善医院内部成本核算和管理  建立财务绩效分析评价体系进行成本效益分析,客观评价医院的经营成果和经营行为,寻找经营中的差距和缺陷,实现医院经营过程和经营环节的控制。医院财务绩效分析评价体系主要包括以下四个方面内容:一是反映财务效益的指标有净资产结余率、业务收入结余率和收入成本率;二是反映资产运营效率的指标有流动资产周转率、固定资产周转率和总资产周转率;三是反映偿债能力的指标有资产负债率、流动比率和速动比率;四是反映发展能力的指标有业务收入增长率、净资产增长率、收支结余增长率。

  9  内部审计控制

    内部审计工作是维护财政法纪,规范财务行为,减少损失浪费,保护国家财产安全完整,改善经营管理,提高经济效益。医院应根据中华人民共和国《审计法》、审计署关于《内部审计工作的规定》、《内部会计控制规范》等有关文件,实施内部审计控制,对临床部门室、合作单位的医疗收费、支出实行重点审计,对设备器械部门的设备物资管理实行跟踪问效审计,对食堂伙食开支实行抽查审计。

    9.1  设立内部审计部门、配备专职审计人员

    9.2  明确内部审计人员职责  内部审计人员必须遵守内部审计人员职业道德规范和内部审计准则、规定,按照审计计划的要求实施审计,具体职责:(1)对医院财务收支及其有关经济活动进行审计;(2)对医院的资金管理和使用情况进行审计;(3)对医院固定资产投资项目进行审计;(4)对医院药品及材料的采购、保管、消耗情况进行审计;(5)对医院的收费情况进行审计;(6)对医院内部控制制度的健全性和有效性以及风险管理进行评价;(7)对医院经济管理和经济效益情况进行审计;(8)法律、法规规定和院长、上级主管部门要求办理的其他审计事项。

    9.3  划分内部审计工作程序  分以下工作程序:编制审计计划、实质性审计、编制审计报告、 后续审计、 建立审计档案。

    9.4  加强人员培训,提高队伍素质  加强内审人员业务培训和后续教育工作,选派业务素质较好的内审人员外出进修、培训等方法,以培训学习及考核来提高内部审计人员的整体素质,全面提高他们的思想素养、理论水平、学历层次;同时,应积极吸收经济、会计、法律等相关专业人才或复合人才加入到审计队伍,促进医院内部审计人员素质的提高,为有效开展内审业务提供保障。加强系统内的内部审计交流,对具体不同项目的内部审计业务,由医院组织进行交叉审计,交流内部审计资源,总结内部审计经验,在揭露内部审计工作中存在的问题同时进行内部审计工作互评,提高审计质量。并加强与政府审计机构、社会中介审计机构的交流与学习,促进医院内部审计工作。 

 

【参考文献】
  1 于健, 王祖胜. 完善医院内部控制制度应注意的问题. 中国卫生经济,2002,21(12):63.

2 陈春,梁宇晖. 完善内部控制制度加强医院收费票据管理. 右江民族医学院学报,2003,(6):886.


作者单位:300162 天津,武警医学院附属医院


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